Sosiaalisen median sietämätön keveys ja muita tiedotuksellisia seikkoja

Koska kyseessä on vasta kolmatta kertaa järjestettävä festivaali, tiedotuksen – kuten koko tapahtuman – onnistumisen edellytys on toimiva ryhmädynamiikka ja selkeä tehtävien jako. Tiedotustiimiin valittiin kolme henkilöä haastattelun perusteella. Kunnianhimoisena päämääränämme oli saada AFFille aiempia vuosia kattavampi medianäkyvyys sekä tuoda festivaalia myös ammattilaisten tietoisuuteen.

 

Kokonaistiedotuksen hoidimme yhdessä, mutta koska tehtävää oli paljon, jaoimme vastuualueita meidän kolmen kesken. Roolit syntyivät luontevasti kunkin osaamisen ja kiinnostuksen mukaan.

 

Ehdottoman tärkeä vaihe tiedotustyön aloittamisessa on tiedotussuunnitelman laatiminen. Koska tempauduimme mukaan festivaalin pyörteisiin varsin myöhäisessä vaiheessa ja lyhyen perehdytyksen turvin, selkeä aikataulutus helpotti työtämme suuresti. Tiedotussuunnitelmaan kirjattiin paitsi aikataulu, myös henkilöt ja vastuut sekä kontaktilista medioista joihin aiempina vuosina oli otettu yhteyttä. Suunnitelman keskeiset kysymykset ovat Mitä? Milloin? ja Kenelle?

 

Vastuualueet jaettiin seuraaviin:
1) Kokonaisuus : tiedotussuunnitelma, yleistiedotteet, blogit, sähköinen media, lehdistö, omien sivujen päivitys/uutisointi
2) Tekijähaastattelut ja jutut omiin kanaviin: Festarisivut, some, Artovan henki, StadiTV
3) Kohderyhmätiedotus: Elokuvien aihealueet, vapaaehtoistoiminta, urbaani kaupunkikulttuuri
4) Hiljainen tiedotus : Tuotantoyhtiöt, elokuvatoimijat, ammattilaiset
5) Some: Facebook, twitte, eri ryhmät
6) KV-tiedotus (enganti ja ruotsi): WDC, ulkomaiset lehdet ja elokuvatoimijat

 

Vastuualueiden karkeakin jakaminen on suureksi avuksi tiedottamisessa. Kun jokaisella oli omat tehtävänsä, listasta on helppo tarkistaa mitä oli unohtunut ja kenen puoleen kääntyä jos jotain oli jäänyt uupumaan. Suunnitelmaan on syytä lisätä myös mahdolliset tiedotukselliset kärjet kuten trailerin julkistaminen, elokuvien julkaisu, ensimmäinen yleistiedote jne. Myös julisteiden levityksen ajankohdat merkittiin suunnitelmaan. Julisteet pysyvät paikoillaan niin vähän aikaa, että ne on syytä levittää ”aaltoina” mahdollisimman laajalle alueelle yhdellä kertaa. ‘

 

Eniten kysymyksiä herättäväksi tiedotuksen muodoksi nousi some; Miten hyödyntää parhaiten Facebookin mahdollisuuksia? Mikä määrä päivityksiä on sopivasti, mikä liikaa? Millaista kieltä päivityksissä käytetään? Tiedotustiimin osalta käyttämämme kieli ja päivitystapa oli melko henkilökohtaista, saatoimme julkaista lyhyitä tiedotteita tai tiimin terveisiä omalla nimellämme ja melko vapaamuotoista kieltä käyttäen. Kaikkia kevyehkö tiedotustapa ei varmasti miellytä, mutta toisaalta AFFin kannattajaluku oli kaiken aikaa selvässä nousussa aina festivaalipäivään saakka. Lisäksi AFFille oli luotu erillinen tapahtumasivu, jonka kautta oli helppo kutsua ihmisiä festivaalille sekä informoida ajoista ja paikoista. Facebookissa oli myös mahdollista toteuttaa erilaisia arvontoja jotka herättivät kävijöiden kiinnostuksen. Mielestäni on kuitenkin syytä huomioida, ettei Facebookista saa tulla ainoa viestintäkanava; joillekin sosiaalisen median kautta tapahtuva tiedotus voi näyttäytyä ärsyttävänä tai vähemmän arvokkaana.

 

Tiedotuksessa oli otettava huomioon tiukan aikataulun ohella myös yhtenevä ja tapahtuman yleisilmettä tukeva tiedotustyyli. Kielellisiä valintoja pyöriteltiin ja puitiin tiedotustiimin kesken ja isommallakin porukalla. Intra osoittautui korvaamattomaksi avuksi koska sen avulla jokainen asianomainen pystyi lisäämään verbaalisen lusikkansa soppaan ja muokkaamaan tiedotteiden muotoa ja sisältöjä. Päästyämme yhä paremmin sisään AFFin maailmaan ja ideologiaan tiedotteisiinkin alkoi muotoutua yhä selkeämpi yhtenevä tyyli joka korosti AFFin rentoa, urbaania ja ammattimaista olemusta.

 

Aika oli auttamattomasti liian lyhyt, ja tiukka aikataulu supisti myös mahdollisuuksiamme medianäkyvyyden saamiseen. Festivaalin kävijämäärä jäi lähes samaan kuin aiempana vuonna, mutta sen sijaan lehdistön ja elokuva-alan ammattilaisten kiinnostus nousi huomattavasti aiemmista vuosista. Harrastamamme ahkera Facebook-tiedotus herätti mielipiteitä puolesta ja vastaan, mutta toi lopulta festivaaleille ihmisiä jotka eivät olleet aiemmin kuulleet koko tapahtumasta. Seuraavia vuosia ajatellen festivaalin olisi syytä aloittaa tiedottaminen ja tiimin kokoaminen jo selvästi aiemmin, sekä aloittaa esimerkiksi suorien puhelinkontaktien ottaminen eri medioihin jo paljon ennen varsinaista tapahtumaa.

 

Tiedotuksella on tärkeä rooli erityisesti uransa alkutaipaleella olevan tapahtuman promotoinnissa. Toimivan tiedotuksen avulla herätetään paitsi medioiden kiinnostus, kerätään myös kävijäpohjaa sekä vakiinnutetaan tapahtuman asemaa tapahtumakartalla. Hyvin tehty pohjatyö auttaa tiedotuksessa tulevina vuosina ja tuo tapahtuman nimeä yhä suuremman yleisön tietoisuuteen. Tiedotuksella rakennetaan myös tapahtuman imagoa, esimerkiksi suurimmilla elokuva- tai musiikkifestivaaleilla on kaikilla markkinoinissaan toimiva visuaalinen ja kielellinen linja joka tekee niistä tunnistettavan. AFFinkin tiedotuksessa tärkeässä roolissa oli Joonas Rinta-Kannon suunnitelema logo joka toistui julisteissa ja tiedotteissa herättäen positiivista huomiota.

Noora



This entry was posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Suunnittelu / Ideointi / Planning / Brainstorming, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Kommentoi, skriv en ny kommentar, Comment here: