Ohjeita Minun taloni Arabianrannan järjestäjille: Tekijät

Minun taloni Arabianrannan syyskuun 2012 tapahtuma toteutettiin pääasiassa asukkaiden, suunnittelijoiden ja taiteilijoiden vapaaehtoisvoimin. Mukana oli myös muita paikallisia sidosryhmiä, kuten alueen opiskelijoita.

Ideointisessio.
Ensimmäiseen ideointisessioon kannattaa panostaa. Sen tuloksena voidaan jo ottaa mukaan kiinnostuneet projektiryhmäksi ja jakaa kullekin omat vastuualueet. Projektiryhmässä ja varsinkin taloissa tehtävät kannattaa jakaa ja tiimit muodostaa siten, että ne hoidetaan pareina tai trioina. Näin tieto ei jää yhden henkilön selän taa, taakka kasva yhdelle liian isoksi eikä hommia joudu tekemään yksin. Samalla tutustuu ehkä uusiin ihmisiin tai ainakin tulee vietettyä aikaa mukavassa seurassa.

Yhteyshenkilöt.

Hanke tarvitsee yhden kokonaisuudesta vastaavan yhteyshenkilön. Myös jokaiselle talolle on hyvä olla sovittuna oma yhteysparivaljakko, joka välittää tietoa ja vastailee kysymyksiin. Kaksi hyvin keskenään pelaavaa yhteyshenkilöä varmistaa sen, että toinen voi ottaa pallon sairastumisen tai muun esteen sattuessa kohdalle. Näiden vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot pitäisi olla helposti löydettävissä aina kun tapahtuman järjestelyistä viestitään.

Roolit.
Useasta pienemmästä kokonaisuudesta koostuvassa hankkeessa roolit saattavat hämärtyä. Ainakin näistä kysymyksistä olisi hyvä jutella säännöllisin väliajoin: 1) mitä vetäjä tekee ja mikä jää muiden tekijöiden kontolle, 2) mistä vetäjä on mahdollisesti jo päättänyt, mistä sovitaan yhdessä ja mistä voi vapaasti päättää itse sekä 3) mitkä ovat minimiodotukset järjestelyiden onnistumiseksi tai toivomus panoksesta mukanaolijoille. Varsinkin isossa porukassa tällaiset asiat voi olla hyvä käydä läpi yhdessä ja kirjata ylös järjestelyperiaatteiksi. Oman vastuun hahmottaminen rentouttaa tekemistä ja auttaa karsimaan ylimääräisiä hommia.

Keskustelut ja kiitokset.

Järjestelyprosessin varrella on hyvä olla erilaisia yhteiskokoontumisia, joissa näkee muiden järjestelyiden edistymisen ja voi etsiä ratkaisua eteen tulleisiin kysymyksiin. Hyvä idea olisi esimerkiksi kunkin esitellä omat valmistelunsa. Kahdenkeskisissä keskusteluissa hankkeen/kokonaisuuden vetäjän kanssa hahmottaa oman roolinsa ja vapaaehtoisen panoksensa merkityksen.

Kiitos missä vaan muodossa on eräänlaista voimien tankkaamista mukana olijoille – pienikin kaunis sana lämmittää koko päivän! Oikeastaan kiitoksia ei voi tulla liikaa, vaikka toisinaan omat järjestelynsä ja pienen budjettinsa sekin vaatii. Me saimme jonkin verran lahjoituksena risteilyjä, mutta suurempi määrä tekijöitä olisi ne ansainnut. Tapahtuman kassit järjestäjiä odottavat vielä Kääntöpaikalla. Kaikenlaiseen yhteisen onnistumisen iloitsemiseen kannattaa kuitenkin panostaa, niillä tehdyt työvaiheet saatetaan päätökseen. Meidän tapahtumassamme tällaisia olivat esimerkiksi yhteinen meille Dylanista tarjottu lounas ennen varsinaisen uurastuksen alkamista sekä taloissa omalla väellä kehitetyt illanistujaiset tapahtumapäivän lopuksi. Lisäksi tapahtuman jälkeen järjestäjien on hyvä kokoontua loppukaronkkaan hyvän ruuan ja juoman pariin.

Tapaamiset.

Tapaamisiin kannattaa järjestää kokousten sijaan 1) sitouttavia ideasessioita, joissa jaetaan vastuut henkilöille, 2) yhteisiä työskentelysessioita, joissa tehdään jokin työvaihe loppuun ja 2) välitsekkauksia tekemisistä. Esimerkiksi tapahtuman kyltit tehtiin porukalla ihan lyhyessä ajassa. Kokoontumisten päivämäärät on hyvä sopia ja kirjata kalentereihin jo heti alussa, tällöin ne ovat kaikkien tiedossa. Kutsuun kannattaa merkitä näkyviin, mitä tapahtumassa halutaan osallistujien tekevän ja mitä halutaan saada valmiiksi. Ja myös se, että ihan kuka vain voi olla mukana järjestämässä.

Tapaamispaikan sijaintiin kannattaa panostaa. Me hyödynsimme talojen yhteistiloja, sillä moni ei ollut niissä aiemmin edes käynyt. Asukastalo Kääntöpaikalle ja paikalliseen kirjastoon oli myös melko helppo tulla. Työskentely alueen keskeisellä paikalla helpottaa paikallisten ihmisten, järjestäjienkin sattumanvaraista kohtaamista ja tiedon liikkumista. Sieltä löytyy usein myös toimistotarvikkeita, alueen asioista paljon tietäviä sekä piristävää oheisohjelmaa.

Tehtävänjako.

Tehtävälistaa on hyvä pitää pieniksi tehtäväkokonaisuuksiksi jaettuna ja päivitettynä esimerkiksi intrassa. Näin pysyy kärryillä siitä, miten paljon ollaan todellisuudessa kerätty tekemistä. Tehtäviä on helpompi myös delegoida eteenpäin. Kussakin tapaamisessa kannattaisi pyrkiä siihen, että jokainen tekisi edes jonkun pienen tehtävän, kuten muistion kirjoittamisen, vastaanottaisi tulijoita, tekisi kutsut, jakaisi ne, ottaisi kuvia tapaamisesta jne. Muuten ne helposti tekee muutama innokas ja muiden voi olla hankala löytää omaa rooliaan. Vapaaehtoistyössäkin voi olla hyvä pitää lukua tehdyistä työtunneista. Mikäli tekemistä on todella paljon, oman jaksamisen kannalta voi olla hyvä luoda aikataulu, johon on päätetty etukäteen aikaraamit kullekin tehtäväkokonaisuudelle ja myös arvokkaalle henkilökohtaiselle elämälle.

Satu Onnela

About Minun taloni Arabianranta

My House Arabianranta is a Helsinki World Design Capital year event introducing every day a local building and its journey from a paper draft and artistic idea into the everyday life of the inhabitants. The aim of the event is to increase awareness on how apartments are built, what sort of factors affect the local architecture and how for example the 2 % art principle has been realized in the construction. Arabianranta is a Finnish forerunner in the realization of the art precent principle in residential building. The neighbourhood is also well known about the encourages use of the shared space and the abundant communal activities among the inhabitants. The event takes place in autumn 2012 at Helsinki Design Week (10.-16.9.). My House Arabianranta is open for all and free. Some sights have limitations in the amount of participants. The main organizer of the event is the local neighbourhood association. The event page (www.artova.fi/minuntaloniarabianranta) and the blog (www.artovanhenki.fi) will be updated until the event takes place.


This entry was posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Projektit / Tapahtumat, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Yhteistyö / Co-operation. Bookmark the permalink.

Kommentoi, skriv en ny kommentar, Comment here: