Koordinaattorin rooli: ennakkoluulot ja todellisuus

Innostuksissaan tulee kahmittua ihan liikaa hommia, joita mieluiten olisikin tehnyt ajan kanssa paneutuen.

Pitelen kädessäni asuintalojen suunnittelua esittelevän tapahtumamme Minun taloni Arabianrannan painettua käsiohjelmaa. Siinä on upea värikäs ulkoasu, kourallinen minulle jo merkityksellisiä osoitteita ja enemmän ohjelmanumeroita kuin kahden käden sormilla voin laskea.

Vuonna 2012 maailman designpääkaupunkina (WDC) olivat Lahti ja Helsinki muun pääkaupunkiseudun mukana. Syksyllä 2011 Arabianranta-Toukola-Vanhakaupunki -kaupunginosayhdistys Artova haki monien muiden tahojen tavoin WDC-statusta osalle tapahtumistaan. Paikallisten asuintalojen tarinaa ja suunnittelijoita esittelevä Minun taloni Arabianranta hyväksyttiinkin yhdeksi tällaiseksi designpääkaupunkivuoden ohjelmanumeroksi.

Näin jälkeenpäin huomaa, että paljon oli muuttunut alkuperäisestä WDC-haun projektisuunnitelmasta vuodelta 2011. Alkuperäinen ajatus oli, että vuoden aikana ”viiden arabianrantalaisen asuintalon 1) suunnitellut arkkitehti, 2) taiteilija ja 3) asukas/asukkaat paljastavat esitystensä, tarinoiden sekä anekdoottien keinoin Arabianrannan talojen taustoja, syntysyitä ja erikoislaatuisuuksia suunnittelun, rakentamisen, muotoilun ja asumisen näkökulmista”.

Koordinaattorin alkuperäisenä tehtävänä oli neuvotella mukaan sopivat taloyhtiöt, asukkaat ja näiden talojen suunnittelijat. Suunnittelijoille piti ohjeistaa, millaisia esityksiä, alustuksia ja keskusteluja tapahtuman tavoitteena on järjestää ja asukkaita neuvoa kertomaan, miten talon toteutus on vaikuttanut yhteisöllisyyteen ja asumiseen alueella. Lisäksi piti järjestää tapahtuman aikataulu, yhteistyökumppanit ja tiedotus. Ja kertoa koko prosessista blogiin.

Mutta innostuin. Viikon esiintyjäkaarti paisui reilusti pariinkymmeneen ja tapahtumasta tulikin tapahtumasarja.  Pelkän ohjeistuksen sijaan koordinaattori siis luisui itse järjestämään ohjelmaa asukkaiden kanssa erilaisissa tapaamisissa, tuottajaksi. Jo ensimmäisessä ideointisessiossa WDC-viikonloppuna olisi projektipäällikön kuulunut vetäytyä taustatueksi ja antaa muiden muodostaa sisältöä työstävät ja siitä päättävät ryhmät. Projektikoordinaattorista oli huomaamatta tullut myös tuottaja, tiedottaja ja roudaaja. Ihan niillä samoilla minimaalisilla pienen lapsen hoitajan voimilla ja vapaa-ajan resursseilla.

Jälkeenpäin katsottuna huomaa, että erilaiset esitykset saivat ison roolin, kun taas ja alustukset tai keskustelut jäivät vähemmälle huomiolle. Ja monelle meistä tapahtumaa järjestävässä sakissa kulttuurintuottajan työ ei ennestään ollut tuttua. Olisimme siksi ehkä hyötyneet jonkinlaisesta “vapaa-ajan tapahtuman” järjestämisen koulutuksesta heti alkuun. Koulutuksen olisi pitänyt sisältää ainakin seuraavat asiat: eri tapahtumanjärjestämisen työvaiheet, esimerkkejä toimivasta tehtävänjaosta ja otsaan tatuoidut vuorosanat siihen, miten tehtävät oikeasti jaetaan. Kuten että “tämä tehtävä voidaan jättää tekemättä, ellei sille löydy tästä porukasta tekijää”. Tai että “tarvitsen apuanne”. Tai ”otatko tämän, olisit hyvä tässä”.  Projektin aikana vuorosanat tosin lopulta taltioituvat muistiini Artovan Hengen vetäjän Janne toistamina, tosin hiukan hitaasti.

Artovassa ongelma ei ole, etteikö tietoa, osaamista ja käytännön kokemusta olisi ja sitä jaettaisi. Sen hurjan tietomäärän jakaminen ja omaksuminen vain on raskasta. Myös päävastuullisen rooli tällaisessa tehtävässä oli uusi. Opin, että koordinaattorin tai tuottajan tärkein tehtävä aikatauluttamisen lisäksi on nimenomaan tehtävien välittäminen eteenpäin, sopivan ohjeistuksen kera. De-le-goin-ti.

Opin, että vastuun jakamisen käytäntöihin kannattaa pistää aikaa ja paukkuja jo heti alkuun, sillä hommassa kehittyy ja nopeutuu harjoituksen myötä. Ja kun hommat loppua kohti lisääntyvät eksponentiaalista vauhtia, uutta toimitapaa on vaikea enää opettaa itselleen ja muille mukanaolijoille. Koordinaattorin tehtävässä ehkä haasteellisinta onkin yhdistää ihmisiä jäämättä itse välikädeksi. Mitä vähemmän koordinaattori itse onnistuu tekemään, sitä enemmän jää tilaa, osallisuutta ja omistautumista muulle työryhmälle.

Kaiken haparoivan, kokeilevan ja itseorganisoituvan oppimiseni jälkeen sekä suunnitelmien konkretisoituessa kahviloiksi, konserteiksi ja illanistujaisiksi, porukka otti koppeja erilaisista hommista ja yllätti omatoimisuudellaan järjestelyissä iloisesti kerta toisensa jälkeen. Ei se ohjelmamme niin komea olisi ollut ilman kaikkia niitä eri kädenjälkiä.

Satu Onnela

About Minun taloni Arabianranta

My House Arabianranta is a Helsinki World Design Capital year event introducing every day a local building and its journey from a paper draft and artistic idea into the everyday life of the inhabitants. The aim of the event is to increase awareness on how apartments are built, what sort of factors affect the local architecture and how for example the 2 % art principle has been realized in the construction. Arabianranta is a Finnish forerunner in the realization of the art precent principle in residential building. The neighbourhood is also well known about the encourages use of the shared space and the abundant communal activities among the inhabitants. The event takes place in autumn 2012 at Helsinki Design Week (10.-16.9.). My House Arabianranta is open for all and free. Some sights have limitations in the amount of participants. The main organizer of the event is the local neighbourhood association. The event page (www.artova.fi/minuntaloniarabianranta) and the blog (www.artovanhenki.fi) will be updated until the event takes place.


This entry was posted in Ainutlaatuisuus / Omaehtoisuus / Uniqueness / Originality, Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Minun taloni Arabianranta, Muut / Others, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation. Bookmark the permalink.

Kommentoi, skriv en ny kommentar, Comment here: