Kokouskäytäntöjen reformaatio

En muista kaikkia nimiä, näen vaeltavia katseita ja piiloteltuja haukotuksia. Tuolitkin loppuvat kesken. Harva asia on niin epämotivoiva, kuin surkeasti järjestetty kokous. Ja me teimme sen – muutamaan otteeseen.

 

Aiemmin tuli todettua, että festarituotanto leviää suurelle toimijaryhmälle. Jossain yhteistyömaniassamme päätimme kutsua kaikki osalliset kokouksiin, “jotta kaikki pysyisivät ajantasalla”. Virhe. Jos kokoukset paisuvat massatapahtumiksi, agenda häviää ja keskustelut pitkittyvät ja puuroutuvat. On reformaation aika. Kokouksiin kutsutaan vain ne, joiden panoksella on siellä merkitystä. Sekoitimme kokoukset osaksi sisäistä tiedotusta: ne toimijat, joiden tontti on selkeä, pysyvät kyllä perillä pelkällä sähköposti-infoilla.

 

Tuotannon ydinryhmän palaverit venyvät väistämättä, kun asiat oikeasti vaativat harkintaa ja keskustelua, vatvomistakin. Silti niissäkin pitää jatkossa ottaa tiukka KukaMitäHäh –asenne, eli asettaa kokouksille selkeämmät päämäärät: mistä täällä puhutaan ja mistä pitää päättää? Mitä on tiedettävä, jotta päätös syntyy? Lopuksi todetaan, mitä toimenpiteitä päätös aiheuttaa ja kuka ne hoitaa.

 

Totta puhuen, reformaatiolla on toinenkin merkitys. Valittaminen. Kun paikalla on vaintuttu ydinryhmä, voi ilman edustuspaineita manata, jos hommat tuntuvat menevän päin hemmettiä. Pikku avautuminen, muutama lohduttava sana ja pari vitsiä lisäävät omaa työmotivaatiota huimasti. Eräänlaista työterapiaa, kaiketi.



This entry was posted in Ajankäyttö / Time management, Arabian Katufestivaali, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Kestävä kehitys / Ekologisuus / Sustainable development / Ecology, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing. Bookmark the permalink.

Kommentoi, skriv en ny kommentar, Comment here: