Category Archives: Prosessin kulku / Process development

Tämän alta löytyvät prosessin vaiheet.

I decided in May to ask our contact person – who has been managing the ‘design dog park’ on the behalf of the Helsinki city construction department – three core questions:

- has the area plan been approved?

- when is the construction aimed to begin?

- are there any estimations on when the project would be completed?

 

I got the following reply ”After the area plan has become final [ i.e. it has the required legal approval ], the case will be managed by the general board of treatment. The construction work could begin over the summer and the project should be completed this year”.

In the same dialogue he also confirmed that no changes has been made to the plans [ which we have been contributed to ].

 

So what should one think of all this?

At least we should be thankful for getting a fast and unambiguous reply. However, regarding the area plan approval progress, I wouldn’t be as hopeful. At this writing, July of 2013, no news has come to my attention, which would have confirmed that the ‘design dog park’ case would have done a significant progress, if any. My personal estimation is that the area plan, which has been lacking approval for several years, will be legally final by the end of 2013, and, the construction work will begin around spring of 2014.

 

We will keep on following moderately how well the city officials are able to work on the project, which seems to have been stuck rather badly in the cogwheel of red tape.

This said, the only thing we can do at this point is to ask again and again, until we finally can report of having succeeded, thus having been confirmed that the construction will begin.

 

GAMMEL DOGS ASSOCIATION / TERO PAJUNEN



Posted in Asukkaat / Residents, Design Dog Park, Kaavoitus / Town planning, Projects / Events in english, Prosessin kulku / Process development, Viranomaiset / Officials |

Päätin ottaa toukokuussa yhteyttä Helsingin kaupungin rakennusviraston suunnittelusta ja rakennuttamisesta vastaavaan henkilöön, joka on toiminut yhteyshenkilönämme design-koirapuisto -asiassa, kysyäkseni kolmea asiaa:

- onko aluekaava jo hyväksytty?

- milloin rakentaminen on tarkoitus aloittaa?

- onko valmistumisajankohdasta arviota?

 

Sain vastaukseksi Kunhan kaava saa lainvoiman, niin seuraa Yleistentöiden lautakunnan käsittely. Rakentamistyö voisi alkaa kesän mittaan, ja valmista pitäisi olla tänä vuonna”. Lisävahvistuksena sain vielä, että laadittuihin suunnitelmiin ei ole matkan varrella tullut muutoksia.

 

No mitä tästä pitäisi ajatella?

 

Ainakin pitää kiittää yhteyshenkilöämme nopeasta ja yksiselitteisestä vastauksesta. Mitä tulee prosessin kulkuun, viitaten kaavan hyväksyttämispäätökseen, niin en voi sanoa olevani yhtä toiveikas kuin hän. Tätä kirjoittaessa eletään heinäkuuta 2013 ja tietooni ei ole tullut, että asia olisi merkittävästi edennyt, jos ollenkaan. Oma arvioni on, että jo vuosia odotettu kaavapäätös aikaansaadaan vuoden 2013 loppuun mennessä ja koirapuiston rakentaminen alkaa keväällä 2014.

 

Jäämme maltillisesti seuraamaan kaupungin virkamiesten kykyä edistää rattaisiin jäänyttä hanketta ja kyselemme tasaisin väliajoin, mikä on tilanne – kunnes saamme lopulta vahvistuksen, että ‘design-koirapuiston’ rakennustyöt alkavat. Paljon muutakaan emme oikein voi.

 

GAMMELIN KOIRAT RY / TERO PAJUNEN



Posted in Asukkaat / Residents, Design koirapuisto, Kaavoitus / Town planning, Prosessin hallinta / Process management, Prosessin kulku / Process development, Viranomaiset / Officials |

IMG_3442_As you are in the process of organising the event, you can make publicity as you go along, but remember that the event itself lasts only a few days and involves a very limited number of houses. You need agility and different kinds of logistics to make everything suit the different locations.

Subject matter

The core idea of the event was to discuss with the house designers, face-to-face and on the spot, the early stages of the building, the solutions that were made back then, and have the opportunity to ask questions and share thoughts. The easiest way to do this is to go for guided tours or to use a common space (a club room, for example) for presentations with a video projector or photos.

Supplementary activities

It was a pleasant surprise to see so many supplementary activities that came on top of the core content. The idea was to discover the special features of each house and show a multitude of different ways of making use of common spaces. For example, the residents used the common spaces to showcase their skills (dancing) and hobbies (bird-watching), to put up a café… one group arranged themselves along a corridor and recited poems written about the building – the atmosphere was lovely. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Muut / Others, My House Arabianranta, Projektit / Tapahtumat, Prosessin hallinta / Process management, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing, Yhteistyö / Co-operation |

The My HouseMTA_yhteistapaaminen_III_14051209 Arabianranta event of September 2012 was organised mainly by volunteers consisting of residents, architects and artists. Other local interest groups (such as students of the local universities) were also involved.

 

Brainstroming for ideas

It’s a good idea to invest some time and thought into the first brainstorming session. Once the first session is over, you’ll be able to form a project group with those who want to be involved and allocate tasks and responsibilities. It’s good if there is a small team of two or three for each tasks – this is for the project group but particularly for the volunteering residents in the houses that feature in the event. This way there is always more than one person who knows about things, nobody has to work alone and things don’t pile up on any one person. In addition, you get to know new people and get to spend time in good company.

 
Contact persons

The initiative as a whole needs one contact person who is in charge of the entity. It’s also a good idea to have two contact persons for each participating house who spread information and answer questions. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Motivaatio / Motivation, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Projects / Events in english, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Yhteistyö / Co-operation |

Vaikka tapahtuman ympärille voi sitoa tiedottamista pidemmällekin aikavälille, varsinainen tapahtuma sijoittuu hyvin rajattuun ajankohtaan ja taloihin. Siinä tarvitaan monenlaista logistiikkaa ja paikkaan sopivia järjestelyitä. 

Sisältö.

Punainen lanka tapahtumassa oli päästä keskustelemaan kasvokkain suunnittelijoiden kanssa paikalla talon syntyvaiheista ja suunnitteluratkaisuista sekä mahdollisuus esittää heille kysymyksiä ja ajatuksia. Tämä voidaan toteuttaa yksinkertaisimmin opastetuin kierroksin tai yhteistiloissa videotykin ja valokuvien kera.


Oheisohjelma.

Meillä taloissa oli myös paljon oheisohjelmaa, mikä oli oikeastaan ihan ekstraa. Ajatus oli kuvata talon erityispiirteitä ja osoittaa, kuinka monella tavalla yhteistä tilaa voidaan käyttää. Esimerkiksi talon asukkaat jakoivat tanssi- tai linnunbongaustaitojaan, pitivät kahvilaa tai lausuivat talosta kertovia runoja tunnelmallisena käytävänä. Mukana oli myös monenlaisia esityksiä, konsertteja ja luentoja kutsutuilta esiintyjiltä. Ohjelman järjestäminen saattaa olla työlästä, mutta parhaimmillaan jättää talon historiaan pitkäänkin muistettavia hetkiä. Ohjelman toteuttamisessa ja sen yleisön haalimisessa on hyötyä, jos mukana on mahdollisimman monta toteuttajaa.

Monessa talossamme asukkaat ja suunnittelijat olivat myös koonneet talojen historiasta kertovia valokuvia. Asukkaita kuvin, esinein tai tervehdystekstein esittelevä galleria on myös oikein toteutuskelpoinen ja naapureita toisiinsa tutustuttava idea. Käpytikassa tämä toteutettiin asukkaille rakkaista harrastuksista kuvaavien esineiden näyttelynä.

Tilantarve.
Minun taloni Arabianranta kiinnitti asukkaiden huomion siihen, kuinka komeat yhdessä käytettävät tilat heillä on. Taloissa tilaisuus kokosi naapureita yhteen ja monissa taloissa vauhditti keskustelua yhteisten tilojen sisustamisesta tai sen käyttämisestä muuten uudella tavalla. Yhdessä talossa tuli siinä samassa selvitettyä myös tilojen hoitoon liittyviä vastuukysymyksiä isännöitsijän kanssa. Ja tilaisuuden järjestämiselle talossa pitää muuten varmistaa lupa taloyhtiön hallitukselta.

Kullakin talolla oli omat ratkaisunsa sisustuskysymyksiin. Flooranaukio 1:ssä ihan alkuun kukin toi tapaamisiin kotoaan oman tuolinsa. Seuraavaksi lainattiin kalusteet Kierrätyskeskuksesta tapahtumassa testattavaksi ja lopulta lunastettavaksi. Gunnel Nymanin katu 5:ssä saatiin teemaan sopivia Stefan Bremerin kaupunkikuvin koristettuja kankaita sponssauksena lähitienoolla sijaitsevalta Vallila Interiorilta ja Brysselinkatu 7:ssä uutuudeltaan käyttämättömiin ja vielä sisustamattomiin saunan pukuhuone- ja terassitiloihin levitettiin aurinkoiseksi syyspäiväksi viereisestä tehtaanmyymälästä hankittuja värikkäitä kankaita ja tyynyjä.

Tapahtuman voi järjestää sekä sisä- että ulkotiloissa. Kaunis sää tekee tapahtumasta ulkotiloissa parhaillaan ikimuistoisen ja voi tuoda uutta virikettä yhteisen pihan hyödyntämiseen. Koimme myös sateen ja myrskyn – sellainen ei saa väkeä liikkeelle. Säätä on pahuksen vaikeata ennustaa. Siksi sisätilat kannattaa olla ainakin varalla. Meillä parhaiten toimivatkin parvekkeelliset, viihtyisästi sisustetut tilat, joiden somisteena oli hyväntuulisia asukkaita, purtavaa ja pientä ohjelmaa. Loppuillasta istuskelu kynttilänvalossa on oikein houkutteleva vaihtoehto.

Avoimet ovet.
Yhteistilojen avoimet ovet ja vierailut kodeissa toimivat säällä kuin säällä. Asunnoissa vieraillessa on hyvä olla opastus ja muutenkin joku neuvomassa kulkua kodissa. Ja kengät pitää ehdottomasti muistaa riisua ovensuussa tai käyttää tossupussukoita. Väkimäärä lienee kuitenkin merkittävin asuntovierailujen onnistumiseen vaikuttava tekijä. Totesimme, että kerralla asuntoon mahtuu mukavasti 5-10 henkilöä. Sitä isommalla väkimäärällä tulee jo tungosta. Massoissa unohtuu helposti, että kyse on kodista, ihmiselle hyvinkin henkilökohtaisesta tilasta, jota pitää kunnioittaa. Usein vierailijoilla riittää myös kysymyksiä, joihin on mukava ehtiä vastailemaan.

Opastus ja muut palvelut.
Opimme, että etukäteen tiedottamisen lisäksi myös logon kera printattuja opastekylttejä täytyy olla mieletön määrä. Useamman päivän kestävässä tapahtumassa kyltit kannattaa laminoida. Opasteiden tarve ja sijoittelu sekä pääväyliltä johtaville kaduille, pihaan ja sisätiloihin kannattaa miettiä ihan kartalla eri kulkumuotojen näkökulmasta. Tulijan usko perille pääsyyn ei saisi matkalla loppua risteyskohdissa ja pitkillä suorilla, oltiin liikkeellä sitten jalan tai autolla. Jos tapahtuma sijoittuu samaan aikaan eri tiloihin tai jopa taloihin, seuraavaan kohteeseen siirtymiseen pitää olla kunnon houkutteet ja matkan helppo toteuttaa.

Roudaaminen ja tarvikkeet.
Kaikista tapahtumapäivinä mukana olevista palautettavat tarvikkeet kannattaa kuvata ja listata.  Listoja on hyvä kuljettaa kuormassa mukana ja merkitä ylös, että kaikki tavarat varmasti kulkevat mukana. Varsinkin pitkän päivän jälkeen, pimeässä tai sateessa niiden kerääminen saattaa olla oletettua hankalampaa. Tällöin myös kadonneiden tavaroiden huhuilu jälkeenpäin on helpompaa.

Järjestäjien ja asukkaiden kaulaan ripustettavat tai tarraksi tulostetut ”I’m local”- henkilökuntapassit ovat suositeltavia. Niiden avulla osaa tarpeen tullen kysyä neuvoa ja hahmottaa, ketkä ovat talon asukkaita. Passin taakse voi myös kirjoittaa yhteyshenkilöiden tiedot.

Erilaiset tapahtumatuotteet, kuten kangaskassit, kannattaa tilata todella ajoissa, jotta ne ehtivät myyntiin tai jaettavaksi jo ennen tapahtumaa. Monissa Artovan tapahtumissa käytössä on ollut yksinkertaisen toimiva Holvin verkkokauppa. Varsinkin, jos haluaa jotain tietyn merkkistä tai muuten erityistä, kannattaa varautua toimitusaikoihin ja myös tuotteen suunnitteluun menevään aikaan. Tapahtuman jälkeen tuotteiden menekki on paljon pienempi ja jakelu hankalampaa. Ne ovat kuitenkin mukava muisto talon omasta päivästä.

Toivottavasti näistä on apua oman talon esittelypäivän toteuttamiseen!

Kuvat: Tapio Rantala
Teksti: Satu Onnela




Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Muut / Others, Projektit / Tapahtumat, Prosessin hallinta / Process management, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing, Yhteistyö / Co-operation |

Minun taloni Arabianrannan syyskuun 2012 tapahtuma toteutettiin pääasiassa asukkaiden, suunnittelijoiden ja taiteilijoiden vapaaehtoisvoimin. Mukana oli myös muita paikallisia sidosryhmiä, kuten alueen opiskelijoita.

Ideointisessio.
Ensimmäiseen ideointisessioon kannattaa panostaa. Sen tuloksena voidaan jo ottaa mukaan kiinnostuneet projektiryhmäksi ja jakaa kullekin omat vastuualueet. Projektiryhmässä ja varsinkin taloissa tehtävät kannattaa jakaa ja tiimit muodostaa siten, että ne hoidetaan pareina tai trioina. Näin tieto ei jää yhden henkilön selän taa, taakka kasva yhdelle liian isoksi eikä hommia joudu tekemään yksin. Samalla tutustuu ehkä uusiin ihmisiin tai ainakin tulee vietettyä aikaa mukavassa seurassa.

Yhteyshenkilöt.

Hanke tarvitsee yhden kokonaisuudesta vastaavan yhteyshenkilön. Myös jokaiselle talolle on hyvä olla sovittuna oma yhteysparivaljakko, joka välittää tietoa ja vastailee kysymyksiin. Kaksi hyvin keskenään pelaavaa yhteyshenkilöä varmistaa sen, että toinen voi ottaa pallon sairastumisen tai muun esteen sattuessa kohdalle. Näiden vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot pitäisi olla helposti löydettävissä aina kun tapahtuman järjestelyistä viestitään.

Roolit.
Useasta pienemmästä kokonaisuudesta koostuvassa hankkeessa roolit saattavat hämärtyä. Ainakin näistä kysymyksistä olisi hyvä jutella säännöllisin väliajoin: 1) mitä vetäjä tekee ja mikä jää muiden tekijöiden kontolle, 2) mistä vetäjä on mahdollisesti jo päättänyt, mistä sovitaan yhdessä ja mistä voi vapaasti päättää itse sekä 3) mitkä ovat minimiodotukset järjestelyiden onnistumiseksi tai toivomus panoksesta mukanaolijoille. Varsinkin isossa porukassa tällaiset asiat voi olla hyvä käydä läpi yhdessä ja kirjata ylös järjestelyperiaatteiksi. Oman vastuun hahmottaminen rentouttaa tekemistä ja auttaa karsimaan ylimääräisiä hommia.

Keskustelut ja kiitokset.

Järjestelyprosessin varrella on hyvä olla erilaisia yhteiskokoontumisia, joissa näkee muiden järjestelyiden edistymisen ja voi etsiä ratkaisua eteen tulleisiin kysymyksiin. Hyvä idea olisi esimerkiksi kunkin esitellä omat valmistelunsa. Kahdenkeskisissä keskusteluissa hankkeen/kokonaisuuden vetäjän kanssa hahmottaa oman roolinsa ja vapaaehtoisen panoksensa merkityksen.

Kiitos missä vaan muodossa on eräänlaista voimien tankkaamista mukana olijoille – pienikin kaunis sana lämmittää koko päivän! Oikeastaan kiitoksia ei voi tulla liikaa, vaikka toisinaan omat järjestelynsä ja pienen budjettinsa sekin vaatii. Me saimme jonkin verran lahjoituksena risteilyjä, mutta suurempi määrä tekijöitä olisi ne ansainnut. Tapahtuman kassit järjestäjiä odottavat vielä Kääntöpaikalla. Kaikenlaiseen yhteisen onnistumisen iloitsemiseen kannattaa kuitenkin panostaa, niillä tehdyt työvaiheet saatetaan päätökseen. Meidän tapahtumassamme tällaisia olivat esimerkiksi yhteinen meille Dylanista tarjottu lounas ennen varsinaisen uurastuksen alkamista sekä taloissa omalla väellä kehitetyt illanistujaiset tapahtumapäivän lopuksi. Lisäksi tapahtuman jälkeen järjestäjien on hyvä kokoontua loppukaronkkaan hyvän ruuan ja juoman pariin.

Tapaamiset.

Tapaamisiin kannattaa järjestää kokousten sijaan 1) sitouttavia ideasessioita, joissa jaetaan vastuut henkilöille, 2) yhteisiä työskentelysessioita, joissa tehdään jokin työvaihe loppuun ja 2) välitsekkauksia tekemisistä. Esimerkiksi tapahtuman kyltit tehtiin porukalla ihan lyhyessä ajassa. Kokoontumisten päivämäärät on hyvä sopia ja kirjata kalentereihin jo heti alussa, tällöin ne ovat kaikkien tiedossa. Kutsuun kannattaa merkitä näkyviin, mitä tapahtumassa halutaan osallistujien tekevän ja mitä halutaan saada valmiiksi. Ja myös se, että ihan kuka vain voi olla mukana järjestämässä.

Tapaamispaikan sijaintiin kannattaa panostaa. Me hyödynsimme talojen yhteistiloja, sillä moni ei ollut niissä aiemmin edes käynyt. Asukastalo Kääntöpaikalle ja paikalliseen kirjastoon oli myös melko helppo tulla. Työskentely alueen keskeisellä paikalla helpottaa paikallisten ihmisten, järjestäjienkin sattumanvaraista kohtaamista ja tiedon liikkumista. Sieltä löytyy usein myös toimistotarvikkeita, alueen asioista paljon tietäviä sekä piristävää oheisohjelmaa.

Tehtävänjako.

Tehtävälistaa on hyvä pitää pieniksi tehtäväkokonaisuuksiksi jaettuna ja päivitettynä esimerkiksi intrassa. Näin pysyy kärryillä siitä, miten paljon ollaan todellisuudessa kerätty tekemistä. Tehtäviä on helpompi myös delegoida eteenpäin. Kussakin tapaamisessa kannattaisi pyrkiä siihen, että jokainen tekisi edes jonkun pienen tehtävän, kuten muistion kirjoittamisen, vastaanottaisi tulijoita, tekisi kutsut, jakaisi ne, ottaisi kuvia tapaamisesta jne. Muuten ne helposti tekee muutama innokas ja muiden voi olla hankala löytää omaa rooliaan. Vapaaehtoistyössäkin voi olla hyvä pitää lukua tehdyistä työtunneista. Mikäli tekemistä on todella paljon, oman jaksamisen kannalta voi olla hyvä luoda aikataulu, johon on päätetty etukäteen aikaraamit kullekin tehtäväkokonaisuudelle ja myös arvokkaalle henkilökohtaiselle elämälle.

Satu Onnela



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Projektit / Tapahtumat, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Yhteistyö / Co-operation |

MTA_Posliinikatu2_kertsiThe preparations for My House Arabianranta, an event in September 2012 that showcased local houses and their architectural solutions, were started in January 2012. Below you’ll find a bunch of observations that may help someone out there replicate the event and develop the concept further.

 

Co-ordination

For organisational reasons and media relations it’s vital to have one appointed person others can asks for advice and who channels the publicising efforts. In all other respects it’s a good idea to share responsibilities. My House Arabianranta event introduces more than one residential building to event guests, and so it would be very functional to give to the volunteers from these houses the responsibility for providing content right from the start. The clearest way to might be to have each house put up their own programme and take of any permits.

(more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Muut / Others, My House Arabianranta, Projects / Events in english, Prosessin hallinta / Process management, Prosessin kulku / Process development, Yhteistyö / Co-operation |

Paikallisia asuintaloja sekä niiden asumisratkaisuja ja suunnittelua esittelevää syyskuun 2012 Minun taloni Arabianranta- tapahtumaa alettiin järjestää tammikuussa 2012. Ohessa havaintoja ensimmäistä kertaa järjestetyn tapahtuman jatkokehittämiseen ja toistamiseen.

Koordinointi.Tapahtuman järjestämisessä ja viestinnässä on oleellista olla yksi taho, josta voi kysyä neuvoa ja jonka kautta tiedotus toimii. Muuten vastuuta sen sijaan on hyvä jakaa. Koska tapahtumassa esitellään useampi asuintalo, olisi tapahtuma keveintä järjestää siten, että vastuu sisällöstä on heti alusta alkaen taloilla itsellään. Minun taloni Arabianranta -tapahtumassa voisi toimia Arabian Katufestivaaleilla testattu Toukolan pihakirppisten malli, jossa kukin talo/piha järjestää oman ohjelmansa ja mahdolliset luvat. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Muut / Others, Prosessin hallinta / Process management, Prosessin kulku / Process development, Yhteistyö / Co-operation |

If you’re like me, in the spur of the moment you take on way too many tasks and then hope that you could have more time to really concentrate on each one.

 

In my hand I have a printed version of the programme of My House Arabianranta, an event showcasing different residential buildings. It looks great and colourful, and it lists a handful of addresses already familiar to me and more shows and acts than I can count with my fingers.

 

In 2012, Lahti, Helsinki and the rest of the capital region were some of the World Design Capitals. In autumn 2011 Arabianranta-Toukola-Vanhakaupunki district association, Artova, applied for a WDC status for some of the up-coming events. My House Arabianranta was one of the events that were granted the status.

(more…)



Posted in Ainutlaatuisuus / Omaehtoisuus / Uniqueness / Originality, Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Muut / Others, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation |

You can make local residential buildings and their architects known to locals and visitors alike by making use of the My House concept developed by Artova (=the Arabianranta, Toukola and Vanhakaupunki district association) during World Design Capital Helsinki 2012.

 

The initial plan in the Spirit of Artova initiative group was to create a free-to-use concept for six projects/events that would be based on self-direction and spontaneity. The volunteers would have the power to use the working methods they see fit and can pull off without any special skills, and the projects would look like the volunteers behind them.

(more…)



Posted in Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Muut / Others, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management |