Category Archives: Sitoutuminen / Commitment

The My HouseMTA_yhteistapaaminen_III_14051209 Arabianranta event of September 2012 was organised mainly by volunteers consisting of residents, architects and artists. Other local interest groups (such as students of the local universities) were also involved.

 

Brainstroming for ideas

It’s a good idea to invest some time and thought into the first brainstorming session. Once the first session is over, you’ll be able to form a project group with those who want to be involved and allocate tasks and responsibilities. It’s good if there is a small team of two or three for each tasks – this is for the project group but particularly for the volunteering residents in the houses that feature in the event. This way there is always more than one person who knows about things, nobody has to work alone and things don’t pile up on any one person. In addition, you get to know new people and get to spend time in good company.

 
Contact persons

The initiative as a whole needs one contact person who is in charge of the entity. It’s also a good idea to have two contact persons for each participating house who spread information and answer questions. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Motivaatio / Motivation, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Projects / Events in english, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Yhteistyö / Co-operation |

Minun taloni Arabianrannan syyskuun 2012 tapahtuma toteutettiin pääasiassa asukkaiden, suunnittelijoiden ja taiteilijoiden vapaaehtoisvoimin. Mukana oli myös muita paikallisia sidosryhmiä, kuten alueen opiskelijoita.

Ideointisessio.
Ensimmäiseen ideointisessioon kannattaa panostaa. Sen tuloksena voidaan jo ottaa mukaan kiinnostuneet projektiryhmäksi ja jakaa kullekin omat vastuualueet. Projektiryhmässä ja varsinkin taloissa tehtävät kannattaa jakaa ja tiimit muodostaa siten, että ne hoidetaan pareina tai trioina. Näin tieto ei jää yhden henkilön selän taa, taakka kasva yhdelle liian isoksi eikä hommia joudu tekemään yksin. Samalla tutustuu ehkä uusiin ihmisiin tai ainakin tulee vietettyä aikaa mukavassa seurassa.

Yhteyshenkilöt.

Hanke tarvitsee yhden kokonaisuudesta vastaavan yhteyshenkilön. Myös jokaiselle talolle on hyvä olla sovittuna oma yhteysparivaljakko, joka välittää tietoa ja vastailee kysymyksiin. Kaksi hyvin keskenään pelaavaa yhteyshenkilöä varmistaa sen, että toinen voi ottaa pallon sairastumisen tai muun esteen sattuessa kohdalle. Näiden vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot pitäisi olla helposti löydettävissä aina kun tapahtuman järjestelyistä viestitään.

Roolit.
Useasta pienemmästä kokonaisuudesta koostuvassa hankkeessa roolit saattavat hämärtyä. Ainakin näistä kysymyksistä olisi hyvä jutella säännöllisin väliajoin: 1) mitä vetäjä tekee ja mikä jää muiden tekijöiden kontolle, 2) mistä vetäjä on mahdollisesti jo päättänyt, mistä sovitaan yhdessä ja mistä voi vapaasti päättää itse sekä 3) mitkä ovat minimiodotukset järjestelyiden onnistumiseksi tai toivomus panoksesta mukanaolijoille. Varsinkin isossa porukassa tällaiset asiat voi olla hyvä käydä läpi yhdessä ja kirjata ylös järjestelyperiaatteiksi. Oman vastuun hahmottaminen rentouttaa tekemistä ja auttaa karsimaan ylimääräisiä hommia.

Keskustelut ja kiitokset.

Järjestelyprosessin varrella on hyvä olla erilaisia yhteiskokoontumisia, joissa näkee muiden järjestelyiden edistymisen ja voi etsiä ratkaisua eteen tulleisiin kysymyksiin. Hyvä idea olisi esimerkiksi kunkin esitellä omat valmistelunsa. Kahdenkeskisissä keskusteluissa hankkeen/kokonaisuuden vetäjän kanssa hahmottaa oman roolinsa ja vapaaehtoisen panoksensa merkityksen.

Kiitos missä vaan muodossa on eräänlaista voimien tankkaamista mukana olijoille – pienikin kaunis sana lämmittää koko päivän! Oikeastaan kiitoksia ei voi tulla liikaa, vaikka toisinaan omat järjestelynsä ja pienen budjettinsa sekin vaatii. Me saimme jonkin verran lahjoituksena risteilyjä, mutta suurempi määrä tekijöitä olisi ne ansainnut. Tapahtuman kassit järjestäjiä odottavat vielä Kääntöpaikalla. Kaikenlaiseen yhteisen onnistumisen iloitsemiseen kannattaa kuitenkin panostaa, niillä tehdyt työvaiheet saatetaan päätökseen. Meidän tapahtumassamme tällaisia olivat esimerkiksi yhteinen meille Dylanista tarjottu lounas ennen varsinaisen uurastuksen alkamista sekä taloissa omalla väellä kehitetyt illanistujaiset tapahtumapäivän lopuksi. Lisäksi tapahtuman jälkeen järjestäjien on hyvä kokoontua loppukaronkkaan hyvän ruuan ja juoman pariin.

Tapaamiset.

Tapaamisiin kannattaa järjestää kokousten sijaan 1) sitouttavia ideasessioita, joissa jaetaan vastuut henkilöille, 2) yhteisiä työskentelysessioita, joissa tehdään jokin työvaihe loppuun ja 2) välitsekkauksia tekemisistä. Esimerkiksi tapahtuman kyltit tehtiin porukalla ihan lyhyessä ajassa. Kokoontumisten päivämäärät on hyvä sopia ja kirjata kalentereihin jo heti alussa, tällöin ne ovat kaikkien tiedossa. Kutsuun kannattaa merkitä näkyviin, mitä tapahtumassa halutaan osallistujien tekevän ja mitä halutaan saada valmiiksi. Ja myös se, että ihan kuka vain voi olla mukana järjestämässä.

Tapaamispaikan sijaintiin kannattaa panostaa. Me hyödynsimme talojen yhteistiloja, sillä moni ei ollut niissä aiemmin edes käynyt. Asukastalo Kääntöpaikalle ja paikalliseen kirjastoon oli myös melko helppo tulla. Työskentely alueen keskeisellä paikalla helpottaa paikallisten ihmisten, järjestäjienkin sattumanvaraista kohtaamista ja tiedon liikkumista. Sieltä löytyy usein myös toimistotarvikkeita, alueen asioista paljon tietäviä sekä piristävää oheisohjelmaa.

Tehtävänjako.

Tehtävälistaa on hyvä pitää pieniksi tehtäväkokonaisuuksiksi jaettuna ja päivitettynä esimerkiksi intrassa. Näin pysyy kärryillä siitä, miten paljon ollaan todellisuudessa kerätty tekemistä. Tehtäviä on helpompi myös delegoida eteenpäin. Kussakin tapaamisessa kannattaisi pyrkiä siihen, että jokainen tekisi edes jonkun pienen tehtävän, kuten muistion kirjoittamisen, vastaanottaisi tulijoita, tekisi kutsut, jakaisi ne, ottaisi kuvia tapaamisesta jne. Muuten ne helposti tekee muutama innokas ja muiden voi olla hankala löytää omaa rooliaan. Vapaaehtoistyössäkin voi olla hyvä pitää lukua tehdyistä työtunneista. Mikäli tekemistä on todella paljon, oman jaksamisen kannalta voi olla hyvä luoda aikataulu, johon on päätetty etukäteen aikaraamit kullekin tehtäväkokonaisuudelle ja myös arvokkaalle henkilökohtaiselle elämälle.

Satu Onnela



Posted in Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Projektit / Tapahtumat, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Yhteistyö / Co-operation |

If you’re like me, in the spur of the moment you take on way too many tasks and then hope that you could have more time to really concentrate on each one.

 

In my hand I have a printed version of the programme of My House Arabianranta, an event showcasing different residential buildings. It looks great and colourful, and it lists a handful of addresses already familiar to me and more shows and acts than I can count with my fingers.

 

In 2012, Lahti, Helsinki and the rest of the capital region were some of the World Design Capitals. In autumn 2011 Arabianranta-Toukola-Vanhakaupunki district association, Artova, applied for a WDC status for some of the up-coming events. My House Arabianranta was one of the events that were granted the status.

(more…)



Posted in Ainutlaatuisuus / Omaehtoisuus / Uniqueness / Originality, Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Jatkokehitys / Follow-up development, Muut / Others, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation |

Innostuksissaan tulee kahmittua ihan liikaa hommia, joita mieluiten olisikin tehnyt ajan kanssa paneutuen.

Pitelen kädessäni asuintalojen suunnittelua esittelevän tapahtumamme Minun taloni Arabianrannan painettua käsiohjelmaa. Siinä on upea värikäs ulkoasu, kourallinen minulle jo merkityksellisiä osoitteita ja enemmän ohjelmanumeroita kuin kahden käden sormilla voin laskea. (more…)



Posted in Ainutlaatuisuus / Omaehtoisuus / Uniqueness / Originality, Ajankäyttö / Time management, Asukkaat / Residents, Minun taloni Arabianranta, Muut / Others, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation |

Blogging is a valuable tool but it’s oh so difficult to prioritise it.

Pleasant writing conditions are the first prerequisite for putting words on paper. For example, words flow the best at mbar where the beat of the bass is everywhere and there’s a steaming cup of tea or a glass of grapefruit juice to fuel the thoughts. It facilitates things to have people around you, others who are busy working. At home, the only time writing is easy is if the apartment is clean and there’s good work music in the earphones and a possibility for a solitary moment that isn’t away from your night’s sleep.
(more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Motivaatio / Motivation, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Sitoutuminen / Commitment, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing |

Bloggaaminen on arvokas työkalu, mutta siihen ei millään malttaisi käyttää aikaa.

Miellyttävät kirjoitusolosuhteet ovat ensimmäinen edellytys tekstin tuottamiselle. Esimerkiksi mbarissa juttu kulkee parhaiten, ihan kaikkialla lyövän basson sekä höyryävän teen tai greippimehun voimalla. Sillä, että ympärillä on ihmisiä ja muitakin duuniaan vääntäviä. Kotona juttu tuntuu kulkevan ainoastaan, jos on siivottu, mahdollisuus omaan hetkeen ilman huolta yöunien jäämisestä liian lyhyiksi ja hyvään duunailumusiikkiin kuulokkeista.

Minun taloni Arabianranta oli yksi kuudesta Artovan Hengen WDC-projektista. Kaikista hankkeista, niiden vaiheista ja oivalluksista on tuotettu blogitekstejä visuaalisesti analysoitavaksi. Siten niistä on muiden vastaavia hommia tulevaisuudessa tekevien helpompi ottaa mallia. Minun taloni Arabianranta -projektissa asukkaat ja suunnittelijat esittelivät paikallisia asuintaloja. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Prosessin hallinta / Process management, Sitoutuminen / Commitment, Uncategorized, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing |

When volunteers are making an event, the motivation must be something other than money. Starting from the “we want you” announcement of AFF, it has always been about having a good time.

 

I was interested in AFF because, in addition to liking the idea of having fun with nice people, I wanted work experience in the culture sector. In many an internship the gist of it is that the unpaid intern gets to work the shredder or scrub the toilet, but in AFF there were real responsibilities for all motivated participants! It felt like Artova respected and valued the ideas and skills of our motley crew, a bunch with a very diverse background. This diversity made our event complete and multi-faceted, it couldn’t have been done without those different skills and points of view. The organisers should represent the same amount of diversity your desired audience has. The input from each team member spoke louder than any CV.

 

You learn by doing. New situations came up sometimes to the point of exhaustion and as there was only a month to get everything done, there wasn’t always time to sit down and just scratch one’s head. Sometimes I felt very incompetent next to my colleagues with university background because they had plenty of experience in working with projects and team work. I learned a lot about working in a culture organisation and planning ahead, and I also learned to use some new computer programs. Clear and simple online materials and notes left behind by previous teams helped us to really understand the event and the work we were doing.

 

I had reservations about haste, deadlines and a pre-determined end result and was surprised to find that they all made the organisation process more meaningful. I had always thought of myself as someone who likes to work independently, on her own, but this time working in a team felt comfortable and pleasant and it became the lifeblood of the entire event. Doing everything on one’s own would have been very frustrating, useless and way too intense.

 

The AFF employees showed us the ropes and what I thought was particularly great was that it was possible to tailor one’s job description to match one’s studies or career hopes, at least to some extent. The general atmosphere was very open, and any problems were discussed in intensive meetings where everyone’s voice was heard. You were allowed to ask questions. In this type of “communal” work, individual habits for doing things merged into one… although there were a few collisions we couldn’t avoid. Meeting regularly helped us to become a unified group. At every point in the process, everyone got to determine their own level of commitment. In voluntary work, it’s very important to have the feeling that they want me and my qualities for this task, not just some guy.

 

Noora

 

 

Translation by Pigasus Translations.



Posted in Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Työntekijät / Employees, Uncategorized | Tagged |

Vapaaehtoisvoimin järjestettävässä tapahtumassa työporukan motivaation täytyy perustua jollekin muulle kuin tilipäivänä häämöttävälle rahalliselle palkkiolle. AFF onnistui vakuuttamaan jo rekrytointi-ilmoituksessaan siitä, että leffafestarin ytimessä olisi antoisaa toimia.

(more…)



Posted in Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Työntekijät / Employees, Uncategorized | Tagged |

Everyone who were organising Artova Film Festival were more or less volunteers. Everyone was there because they wanted to. Even though I think most of us showed the same level of commitment they would if it were a “real” job, at the end of the day, it’s still voluntary work.

 

Responsibility can be a tricky concept in a volunteer project. It’s easy to trust active and enthusiastic people with different tasks but at the same time you can’t really oblige people to stay with the project and do their share when what they receive for their efforts is mostly a good feeling and new experiences. Having people commit to the project, then, originates with their own will to participate and a good atmosphere. To ensure things get done even if something comes up, it would be ideal to have a “backup” for even the most active of volunteers, someone who knows what has already been done and what is yet to be done. Sharing the responsibilities could be an encouraging factor because knowing you are not in charge alone would maybe make joining the organisational group less intimidating.

(more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Sitoutuminen / Commitment | Tagged |

Arabia Street Festival 2012 was only a part of a process. It’s one milestone on the road towards new, even more fantastic events. Everything we did, slip-ups and victories, all was a part of a learning experience. That’s why it’s important to have a thorough sit-down afterwards. What was done well, what didn’t work?

(more…)



Posted in Arabia Street Festival, Jatkokehitys / Follow-up development, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Sitoutuminen / Commitment, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing |