Category Archives: Ajankäyttö / Time management

MTA_taloja_maisemia_230512015Even when you’re working together, there’s always some work you end up doing alone.
It’s a Saturday afternoon in September and some 200 people are scurrying around an impressive courtyard, independently or guided by a designer (an architect, artist…) – My House Arabianranta is in full swing. There were a lot of people organizing the event: about 90 residents, a bit over a dozen designers and tens of other partners. Are you surprised to hear that most of the organizing was done by individuals working alone?
In my work, I’ve interviewed people who participate actively in the affairs of their district or neighborhood, and I often hear that you sometimes feel a bit lonely especially if you’re co-ordinating large crowds. You are lonely even though you’re surrounded by lovely people.
The feeling of loneliness probably has to do with independence and the fact that none of the people around you knows or does the particular tasks you take care of. Or they work from home. You’d get more companions by putting some time into the delegation of tasks… but it wouldn’t be a bad idea to arrange some kind of concrete peer support for this kind of projects.
I don’t live in the Arabianranta district myself. I was on unpaid maternity leave and took care of my tasks sporadically and at irregular hours. My situation was such that it would have been impossible for me to participate in the first place if Artova didn’t make such good use of different electronic online tools.
I believe that the distance between me and Artova grew because of my stiff civil servant background. It hasn’t been once or twice that I’ve wondered at how I ended up doing so much work from home with this Arabianranta project when in Arabianranta there are such wonderful people and such great spirit. One of the most important things I learned over the course of the project was that all face-to-face interaction made everything easier and more fun. That’s something I intend to keep in mind the next time I get to choose where my desk is.
Janne, who co-ordinates all six Spirit of Artova projects, introduced me to many local individuals and companies. Having me and the other volunteers meet even more other people who do similar work might have lightened the workload and tied me better into the lively Artova network. It wasn’t until things were looking pretty sombre that I realized I should actively look for peer support.
I felt the support I needed was “stealing” time from more important things because there is always so much going on in Artova. It would have been useful to have some specifically allocated time, at regular intervals, for on-the-point mentoring sessions. Every time I talked about the project with others valuable tips and lessons came up, things that I wouldn’t have thought to ask.
Over these years, a lot of skillful people have found their way into Artova. It might be a good idea to start drawing up a list of potential mentors and arrange mentoring meetings where old hands and newbies could talk. Something like “night of dumb questions” where everyone is welcome to join, as is the case usually in Artova anyway.
Peer support and advice enables you to make things happen, big things, and at the computer in the middle of the night if need be. It’s important if we want to complete projects like this outside office hours, regardless of where everyone is.
Satu Onnela

Translation Pigasus Translations.



Posted in Ajankäyttö / Time management, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Motivaatio / Motivation, Muut / Others, My House Arabianranta, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation |

Mikä blogin kirjoittamisessa on se vaikea osa, eikös sen pitänyt ollut se kaikista kevein kirjoittamisen muoto? Mieluiten blogeissa pätevät monet hyvän journalismin periaatteet, mikä kyllä vaatii vähän suunnittelua, ennen kuin kynän antaa sauhuta.

Blogikirjoittamisessa arveluttaa ehkä kaikkein eniten se, ettei tule aliarvioineeksi lukijaa. Netissä lukija saattaa olla kuka vain, millä asialla vain ja usein arvottaa aika tarkkaan sen, millä sivustolla haluaa nettiaikansa käyttää. Eikä pulmaa vähennä se, että blogijutut tulevat säilymään, vaikka ajat muuttuisivat. Ja toki kirjoittaminen vaatii istumalihaksia.

Minun taloni Arabianrannassa oli muiden Artovan Henki WDC-hankkeen osaprojektien tavoin tarkoitus blogata projektin käännekohdista ja kokemuksista visuaalista mallinnusta varten. Anu Silfverbergin Artovalle tarjoama bloggauskoulutuksen ilta auttoi ymmärtämään blogimaailmaa ja lukijaa toimittajan silmin. Tässä Anulta saamamme viisi tärkeintä oppia: (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing |

Yhdessäkin tekemisestäkin osa päätyy yksin tekemiseksi.

Syyskuinen lauantai-päivä ja parisataa ihmistä vilistää tutustumassa komeaan sisäpihaan Minun taloni Arabianranta -tapahtumassa, suunnittelijoiden opastamana tai itsenäisesti. Tapahtuman järjestämisessä oli mukana paljon väkeä: noin 90 asukasta, reilu tusina suunnittelijoita ja kymmeniä muitakin yhteistyökumppaneita. Yllättääkö, että suuri osa järjestelyiden tehtävistä tuli tehtyä rauhallisesti itsekseen?

Olen viime aikoina työssäni kaupunginosa-aktiiveja haastatellessani kuullut paljon sitä, että varsinkin isoja joukkoja koordinoivassa työssä tuntee joskus olevansa aika yksin. Vaikka ympärillä on paljonkin ihania ihmisiä. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Minun taloni Arabianranta, Motivaatio / Motivation, Muut / Others, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Uncategorized, Yhteistyö / Co-operation |

Do’s

  •  Share responsibility
  • Think about compatibility between people
  • Utilize the internet and social media
  • Start ALL processes in good time
  •  Think about the entity when assembling the program (eg. Connection to Arabia)

Do not’s

  • Don’t pile too much responsibility to few
  • Don’t take unnecessary risks (eg. with timetables, partners, sharing tasks etc.)
  • Don’t leave publicity for too late
  • Don’t stretch the previews and judging too late
  • Don’t try to fit everything in

Iiris & Noora



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Avoimuus / Läpinäkyvyys / Openness / Transparency, Jatkokehitys / Follow-up development, Prosessin hallinta / Process management | Tagged , , |

Koska kyseessä on vasta kolmatta kertaa järjestettävä festivaali, tiedotuksen – kuten koko tapahtuman – onnistumisen edellytys on toimiva ryhmädynamiikka ja selkeä tehtävien jako. Tiedotustiimiin valittiin kolme henkilöä haastattelun perusteella. Kunnianhimoisena päämääränämme oli saada AFFille aiempia vuosia kattavampi medianäkyvyys sekä tuoda festivaalia myös ammattilaisten tietoisuuteen. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Ryhmän dynamiikka / Group dynamics, Suunnittelu / Ideointi / Planning / Brainstorming, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing | Tagged , , , |

AFF media team worked hard to inform the public, press and other interested parties about the festival. Some goals were achieved, others not, and there was some unused potential because of there being too little time.

 

The media team used the Internet a lot: social media and the artova.fi website in particular to communicate directly with the public. Because one month is, in most cases, too short period of time to develop co-operation with most of the print media and tv, their role in the AFF publicity campaign was very small. There were, however, a number of online publications that took up the AFF bulletins and followed the festival closely.

(more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing | Tagged , , |

Everyone who were organising Artova Film Festival were more or less volunteers. Everyone was there because they wanted to. Even though I think most of us showed the same level of commitment they would if it were a “real” job, at the end of the day, it’s still voluntary work.

 

Responsibility can be a tricky concept in a volunteer project. It’s easy to trust active and enthusiastic people with different tasks but at the same time you can’t really oblige people to stay with the project and do their share when what they receive for their efforts is mostly a good feeling and new experiences. Having people commit to the project, then, originates with their own will to participate and a good atmosphere. To ensure things get done even if something comes up, it would be ideal to have a “backup” for even the most active of volunteers, someone who knows what has already been done and what is yet to be done. Sharing the responsibilities could be an encouraging factor because knowing you are not in charge alone would maybe make joining the organisational group less intimidating.

(more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Sitoutuminen / Commitment | Tagged |

Mitä tulee viestintään ulospäin yleisöille, tiedostusvälineille ja muille kiinnostuneille vuoden 2012 AFFin aikana, siinä oli onnistumisia, epäonnistumisia ja jonkun verran toteutumatonta potentiaalia ajan puutteen takia.

Tiivistetysti AFFin tiedotustiimi käytti paljon hyödykseen nettiä, etenkin sosiaalista mediaa sekä artova.fi sivustoa kommunikoinnissa suoraan yleisöille. Koska kuukausi on useimmissa tapauksissa liian lyhyt aika saada yhteistyötä syntymään useimpien printtimedioiden sekä television kanssa, vuoden 2012 AFFissa niiden osuus toteutuneesta julkisuudesta oli hyvin pieni. Sen sijaan monet nettijulkaisut tarttuivat hyvin AFFin lähettämiin tiedotteisiin ja seurasivat festaria tarkastikin. (more…)



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Viestintä / Markkinointi / PR / Marketing | Tagged , , |

Kaikki AFFia toteuttamassa mukana olevat ovat mukana enemmän tai vähemmän vapaaehtoisesti. Kaikki ovat mukana koska haluavat olla. Vaikka todennäköisesti useimmat meistä suhtautuivat AFFin kokoamiseen samalla sitoumuksella kuin oikeaan työhön, kyse on kuitenkin vapaaehtoistyöstä.

Vastuun ja velvollisuuden käsitteet voivat osoittautua ongelmallisiksi vapaaehtoisprojekteista. Kaikille innokkaasti ja aktiivisesti mukana oleville on helppo antaa vastuuta, mutta samaan aikaan ihmisiä on hankala velvoittaa toimimaan mukana ja tekemään osuutensa kun vastineena on lähinnä hyvää mieltä ja uusia kokemuksia. Ihmisten sitouttaminen projektiin lähteekin siis heidän omasta halustaan olla mukana ja hyvästä hengestä. Tapahtuman toteutumisen ja asioiden hoitumisen kannalta olisi tärkeää, että aktiivisillekin vapaaehtoisille olisi olemassa ”varamies”, joku joka tietää mitä tämän vastuualueeseen kuuluu ja mitä on jo tehty. Vastuun jakaminen voisi myös toimia kannustavana elementtinä sillä se voi madaltaa kynnystä lähteä toimintaan mukaan.

Hyvänä esimerkkinä vastuunjakamisesta toimii vuoden 2012 tiedotustiimimme, jossa kaikilla oli selkeät omat tehtävät, mutta muut olivat kokoajan tietoisia siitä mitä kukin tekee ja tarvittaessa pystyi sitten ottamaan toisten tehtäviä hoidettavakseen ja toisaalta kukin pystyi helposti kysymään neuvoa muilta kun muut tiesivät mitä on meneillään.

Juuri vapaaehtoisuuden takia, mukana olevat suhtautuvat siihen mitä tekevät suuremmalla intohimolla kuin normaaliin työhön. Positiivista intohimoisuudessa on se, että pyrkimys parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen on huipussaan ja kaikki ovat mukana sydämellään eivätkä palkkion vuoksi. Negatiivista taas on se, että kaikki ovat mukana sydämellään ja jokaisella on omanlaisensa näkemys siitä millainen lopputuloksen pitäisi olla. Vaikka ongelmallisia matkasta putoamisia on AFFissakin aiemmin ollut, tiedotustiimissä meillä ei ennen 2012 festaria onneksi ehtinyt syntyä sellaisia tilanteita.

Iiris



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation, Omaehtoisuus / Itseohjautuvuus / Initiative / Self-direction, Sitoutuminen / Commitment | Tagged , |

All who are part of making AFF happen are more or less voluntarily involved. All have come along because they want to. Even though most of us working on AFF are as dedicated to it as if it was an actual paid job, it still is ”only” a volunteer project.

The concepts of responsibility and duty can be tricky in a volunteer project. It is easy to give responsibilities to all who are eager and active in the process but at the same time it is difficult to oblige them to work along and do their share when the only reward is the experience and possibly good spirit. Therefore, committing people in the project is based on their own desire to be involved.
To secure the event organizing and smooth running of things it would be important that even the most active volunteers would have “a deputy”, someone who knows what are the person’s responsibilities and what has already been done. Burden-sharing could also serve as an incentive element, as it can lower the threshold to join in the project.

A good example of sharing the responsibility is the 2012 publicist team, where everyone had their own clear tasks, but the others were all the time aware of who is doing what, and if necessary, then were able to take over a task in hand, and each team member was able to easily ask for advice from others since all knew what was going on.

It is precisely because of voluntariness, those involved tend to take it more passionately than regular work. Positive about this passion is that the quest for the best possible outcome is at its peak and all are involved with their hearts not for the pay check. The negative side is that all are involved with their hearts and everyone has their own vision of what the end result should be. Although there has been problematic drop-outs in AFF history also, we in the publicist team did not have to experience any during the 2012 festival.

Iiris



Posted in Ajankäyttö / Time management, Artova Film Festival AFF, Motivaatio / Motivation |